Гоземагентство решило, что делать с обращениями граждан

Приказом от 05.02.2013 г. № 37 Госземагентство утвердило Инструкцию по делопроизводству по обращениям граждан.

Установлено, что все поступивши предложения, заявления и жалобы должны приниматься и регистрироваться в день их поступления или не позднее следующего дня в случае поступления в нерабочее время.

Регистрация осуществляется путем прямого ввода информации в персональный компьютер на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки персональными компьютерами, или в журналах. Конверты (вырезки из них) хранятся вместе с предложением, заявлением, жалобой. Учет личного приема граждан руководством и работниками структурных подразделений Госземагентства ведется в отдельных журналах.

Журнальная форма регистрации предложений, заявлений и жалоб и учета личного приема граждан допускается с годовым объемом поступления до 600 предложений, заявлений и жалоб и таким же количеством граждан на личном приеме.

Письменные предложения, заявления и жалобы, поданные на личном приеме, также подлежат централизованной регистрации путем прямого введения в персональный компьютер на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки персональными компьютерами, или в журналах.

Установлено, что штамп с указанием наименования организации, даты поступления и входящего номера проставляется на первом листе копии документа по требованию гражданина, подавшего обращение.

Подписанные ответы передаются в Управление делами, где им присваивают выходные регистрационные индексы, датируют, конвертируют и направляют гражданам.

В соответствии с инструкцией дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в делопроизводственную службу или в архив Госземагентства через 2 года после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в делопроизводственную службу или в архив по решению Председателя Госземагентства.

www.ligazakon.ua